Pengambilan keputusan adalah sebuah proses menentukan sebuah pilihan dari berbagai alternative pilihan yang tersedia. Seseorang terkadang dihadapkan pada suatu keadaan dimana ia harus menentukan pilihan (keputusan) dari berbagai alternatif yang ada. Proses ini terkadang amatlah rumit karena berdampak pada dirinya dan lingkungan sekitarnya. Seorang pimpinan produksi memutuskan untuk mengurangi produksi di saat kondisi perekonomian sedang buruk, seorang jenderal memutuskan untuk melakukan serangan endadak karena tahu bahwa musuh sedang tidap siap dan siaga. Masih banyak contoh-contoh lainnya yang terkait dengan pengambilan keputusan dalam kehidupan sehari-hari.

Dari contoh di atas terlihat adanya alternatif, misalnya pimpinan produksi menaikan jumlah produksi atau tidak, seorang jenderal harus melakukan serangan mendadak atau tidak. Minimal ada dua alternatif dan dalam praktiknya terdapat dua atau lebih keputusan yang harus diambil oleh pengambil keputusan dimana pengambil keputusan harus memilih salah satu pilihan berdasarkan pertimbangan atau kriteria tertentu. Setiap orang dapat membuat keputusan, akan tetapi dampak keputusan yang ditimbulkan berbeda-beda. Ada yang sempit dan ada pula yang luas ruang lingkup yang terkena dampak atau pengaruh tersebut.

Pada umumnya suatu keputusan dibuat dalam rangka untu memecahkan permasalahan atau persoalan (problem solving) dan setiap keputusan yang dibuat pasti ada tujuan yang hendak dicapai. Hampir setiap hari, bahkan setiap saat selalu ada keputusan yang dibuat misalnya di rumah tangga, di kantor atau di dalam organisasi (departemen, dan industri pemerintah, perusahaan, perguruan tinggi) atau di masyrakat. Keputusan dibuat oleh individu (perseorangan), organisasi, kelompok individu, negara dengan satu tujuan atau lebih yang hendak dicapai. Dalam dunia yang modern ini, kehidupan menuntut banyak sekali keputusan yang harus dibuat baik yang memiliki dampak yang luas maupun yang sempit.

Rutin dan tidak rutin

Beberapa keputusan bisa dibuat berulang kali secara rutin dan dalam bentuk persoalan yang sama sehingga mudah dilakukan. Keputusan-keputusan ini dapat ditempuh secara efektif dengan mengikuti peraturan-peraturan yang telah dikukuhakan dalam bentuk petunjuk pelaksanaa yang disusun berdasarkan pengalaman sebelumnya. Misanya penyusunan anggaran tahunan perusahaan, pengaturan belanja, pengolahan data penelitian dan sebagainya. Situasi keputusan lainnya yang dihadapi mungkin serupa dengan situasi yang telah dialami masa lalu, akan tetapi suatu ciri khusus dari permasalahan yang baru timbul mungkin agak berbeda dalam beberapa aspek penting bahwa mungkin unik.  Intuisi dan pertimbangan (judgement) dari orang-orang yang mempunyai pengalaman seperti tipe persoalan tersebut merupakan narasumber (resource person) yang sangat penting dalam sebuah organisasi dimana keputusan akan diambil, mengingat persoalan tersebut mungkin jauh berbeda dengan permasalahan yang sebelumnya.

Inti dari pengambilan keputusan ialah terletah dalam perumusan berbagai alternatif tindakan sesuai dengan yang sedang dalam perhatian dan dalam pemilihan alternatif yang tepat setelah suatu evaluasi (penilaian) mengenai efektivitas  dalam mencapai tujuan yang dikehendaki. Salah satu komponen terpenting dari proses keputusan ialah kegiatan pengumpulan informasi dari mana suatu apresiasimengenai situasi keputusan dapat dibuat. Apabila informasi yang cukup dapat dikumpulkan guna memperoleh suatu spesifikasi yang lengkap dari semua alternatif dan tingkat efektivitasnya dalam situasi yang sedang terjadi, maka keputusan yang diambil relatif mudah. Akan tetapi dalam prakteknya, sangatlah tidak mungkin untuk mengumpulkan informasi yang secara lengkap, mengingat terbatasnya dana, waktu dan tenaga.

Dalam hal dimana data tidak lengkap atau merupakan perkiraan atau ramalan saja (just an estimate or a forecast), elemen ketidakpastian (uncertaitty) kemudian muncul di dalam proses pembuatan keputusan. Elemen ketidakpastian ini akan menimbulkan resiko bagi pembuat keputusan. Ketidakpastian merupakan ciri situasi keputusan yang paling sering dijumpai dalam manajemen modern. Hal ini disebabkan karena pengambil keputusan tidak mengetahui dari sifat-sifat alternatif yang tersedia, sehingga menimbulkan kesulitan dalam proses pengambilan keputusan.

Latar Belakang Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dengan memperhatikan organisasi, perorangan, dan kelompok perorangan yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dinyatakan dalam teori sistem. Dalam teori ini, suatu sistem merupakan suatu set elemen-elemen atau komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu. Komponen-komponen itu satu sama lain saling terkait dan membentuk suatu kesatuan yang utuh. Tingkah laku suatu organisasi sangat tergantung pada tingkah laku komponen-komponennya dan hubungan antar komponen.

Sebagai contoh suatu perusahaan sebagai suatu organisasi yang akan mencapai tujuan, misalnya jumlah penjualan maksimal (maximum revenue). Setiap pimpinan sub-unit harus mengambil keputusan guna menunjang pencapaian tersebut. Informasi utama yang diperlukan adalah besarnya jumlah permintaan produk yang akan diproduksi berdasarkan ramalan penjualan. Berdasarkan ramalan penjualan di waktu akan datang, direktur produksi memutuskan untuk memproduksi (melalui perencanaan) sejumlah yang diminta agar tidak terjadi produksi berlebihan (over production) atau produksi rendah (under production). Setelah diketahui jumlah unit yang akan diproduksi, dapat diputuskan dengan tepat berapa jumlah bahan mentah yang harus dibeli, berapa buah mesin yang diperlukan, berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan,berapa jumlah dana yang dibutuhkan dan berapa jumlah dana yang perlu dipinjam dari bank.

Jadi, sub-sub elemen yang terkait dengan produksi tidak boleh seenaknya membuat keputusan tentang jumlah unit yang diproduksi, jumlah bahan mentah yang harus dibeli, dan sebagainya. Semua keputusan yang dibuat oleh masing-masing kepala subunit harus terkait satu sama lain, agar tujuan dapat tercapai.

Empat Kategori Keputusan

a. Keputusan  dalam keadaan kepastian (certainty)

Apabila semua informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan lengkap, maka keputusan dikatakan dalam keadaan yang pasti (terdapat kepastian). Dengan kata lain dalam keadaan ada kepastian, kita dapat meramalkan secara tepat hasil dari tindakan (action). Misalnya dalam persoalan linear programming, kita dapat mengetahui berapa jumlah keuntungan (profit) maksimum yang bisa diperoleh setelah kita mengetahui persediaan setiap jenis bahan dan kebutuhan input bagi masing-masing jenis produk. Dalam kehidupan sehari-hari, banyak sekali keputusan yang kita ambil dalam keadaan ada kepastian. Kita tahu dengan pasti arah untuk berangkat ke kantor, restoran favorit, atau obat yang mujarab. Hal-hal semacam itu sudah rutin kita laksanakan sehingga tidak perlu pemikiran yang mendalam. Permasalahan akan berbeda ketika pemerintah harus mengatur ekspor non-migas dari sektor pertanian agar jumlah penerimaan devisa hasil ekspor maksimal dengan memperhatikan kendala-kendala yang ada. Misal, luas lahan yang tersedia, jumlah petani, jumlah benih dan modal yang tersedia, dan jumlah permintaan.

Berbagai teknik Operation Research (OR) yang tergolong ada kepastian antara lain linear programming (LP), persoalan transportasi, persoalan penugasan, net working planning. Pemecahan mengenai pemngambilan keputusan dalam keadaan / situasi adanya kepastian bersifat deterministik.

b. Keputusan dalam keadaan resiko (risk)

Resiko terjadi bila hasil pengambilan keputusan walaupun tidak dapat diketahui dengan pasti, tetapi dapat diketahui nilai kemungkinannya (probabilitas). Misalnya, anda ingin memutuskan membeli barang. Setiap barang dibungkus dengan rapi sehingga anda tidak dapat membedakan barang yang dalam keadaan bagus maupun cacat. Seandainya penjual tersebut jujur dan anda diberitahu bahwa barang tersebut berjumlah 100 buah dan barang yang dalam keadaan rusak berjumlah 99 buah. Kemudian anda harus memutuskan apakan membeli barang tersebut atau tidak.

Bila anda termasuk orang yang normal, mungkin anda tidak akan membeli barang tersebut, sebab resikonya terlalu besar. Kemungkinan memperoleh barang rusak sebesar 99%. Namun jika sebaliknya, jumlah barang yang rusak hanya ada 1 buah. Kemungkinannya adalah anda akan membeli barang tersebut, sebab kemungkinan untuk mendapatkan barang rusak hanya 1%.

c. Keputusan dalam keadaan ketidakpastian (uncertainty)

Adalah suatu keadaan dimana kita tidak dapat menentukan keputusan karena belum pernah terjadi sebelumnya (pertama kali). Dalam keadaan ini kita perlu mengumpulkan informasi sebanyak-banyak tentang suatu pemasalahan. Dengan informasi tersebut maka dapat dibuat beberapa alternatif-alternatif keputusan sehingga dapat diketahui nilai probabilitasnya. Dengan diperolehnya nilai probabilitas baik berdasarkan informasi yang anda peroleh maupun berdasarkan pendapat anda secara subjektif. Permasalahan ini sudah tidak lagi berada dalam ketidakpastian, melainkan berada dalam kepastian karena resiko yang akan diterima telah diketahui. Walaupun nilai probabilitas yang anda peroleh cukup kasar (roughly estimate). Pohon keputusan (decision tree) bisa dipergunakan untuk memecahkan persoalan dalam ketidakpastian.

d. Keputusan dalam keadaan konflik (conflict)

Terkadang dalam pengambilan keputusan tidak selalu lancar. Banyak permasalahan-permasalahan yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Apalagi bila keputusan yang diambil terdapat konflik atau dapat menyebabkan konflik. Situasi konflik dapat terjadi bila kepentingan dua pengambil keputusan atau lebih saling bertentangan (ada konflik) dalam situasi yang kompetitif. Pengambil keputusan bisa juga berarti pemain (player) dalam suatu permainan (game). Sebagai contoh, pengambil keputusan (sebut A) memperoleh keuntungan dari suatu tindakan yang dia lakukan (course of action). Hal ini disebabkan karena pengambil keputusan yang lain (sebut B) juga mengambil tindakan tertentu. Dalam analisis keputusan (decision analisys), pengambil keputusan atau pemain tidak hanya tertarik pada apa yang secara individual dilakukan, tetapi juga apa yang dilakukan oleh keduanya (yaitu A dan B). Oleh karena itu keputusan dan tindakan yang dilakukan oleh masing-masing akan saling mempengaruhi baik secara positif (menguntungkan) atau negatif (merugikan). Dalam praktiknya banyak sekali situasi semacam itu, misalnya perusahaan terlibat dalam strategi pasar yang kompetitif, pengembangan produk baru, dan memikat eksekutif yang berpengalaman.

Walaupun kelihatannya sederhana, keputusan dalam situasi ada konflik sering kali dalam praktiknya menjadi sangat kompleks (ruwet). Misalnya, kita dihadapkan pada keadaan yang tidak pasti ditambah lagi adanya tindakan pihak lawan yang bisa mempengaruhi hasil keputusan. Faktor-faktor yang dipertimbangkanmenjadi lebih banyak. Keputusan dalam situasi ada konflik bisa dipecahkan dengan teori permainan (game theory).

Secara keseluruhan teknik-teknik yang dapat dipergunakan untuk pengambilan keputusan yang berbeda-beda dapat dilihat sebagai berikut:

No. Situasi Keputusan Pemecahan Teknik
1. Ada kepastian Deterministik
  • Linear programming
  • Model transportasi
  • Model penugasan
  • Model inventori
  • Model antrian
  • Model Network
2. Ada resiko Probabilistik
  • Model Keputusan probabilistik
  • Model inventori probabilistik
  • Model antrian probabilistik
3. Tidak ada kepastian Tak diketahui
  • Analisis keputusan dalam ketidakpastian
4. Ada konflik Tergantung tindakan lawan
  • Teori permainan (game theory)

Manajemen dan Pengambilan Keputusan

Keputusan yang kita buat menyangkut berbagai bidang seperti, ekonomi, sosial dan budaya. Lingkungan dimana kita hidup sangat kompleks dengan berbagai komponen atau faktor-faktor yang perlu diperhatikan seperti hukum, moralitas, kenyataan ekonomi, dan sebagainya. Jadi pengambilan keputusan sering tidak sederhana. Walaupun dalam kenyataannya, kita membuat keputusan setiap hari, jarang sekali kita merenungkan sejenak tentang bagaimana sebenarnya kita membuat keputusan. Tak seorang pun sempurna sebagai pengambil keputusan, akan tetapi kita menghendaki suatu sukses paling tidak untuk keputusan-keputusan paling penting. Misalnya keputusan tentang karier, sebab akan mengarahkan jalan mana yang harus ditempuh.

Sementara orang percaya bahwa pengambila keputusan yang baik lahir dengan kemampuan khusus. Hal tersebut belum tentu sepenuhnya benar. Pengambilan keputusan yang baik dapat dicapai melalui proses belajar dan latihan serta pengalaman yang cukup. Sebetulnya pengambilan keputusan manajerial tidak begitu berbeda dengan pengambilan keputusan individual. Akan tetapi ruang linkup dan permasalahan bagi pengambil keputusan manajerial sangat luas dan berat. Khususnya resiko yang harus ditanggung cukup berat. Ilmu manajemen (management science) dikembangkan untuk dipergunakan sebagai alat bagi pengambil keputusan manajerial agar diperoleh hasil keputusan yang rasional sebagai hasil dari pemeachan masalah (problem solving).

Darah kehidupan (lifeblood) suatu organisasi adalah manajemen. Suatu organisasi akan baik apabila manajemennya baik, dan sebaliknya. Menurut Mary Paker Follet, manajemen (management) sebagai getting things done through people, yaitu menyelesaikan suatu pekerjaan melalui orang lain. Sebetulnya manajemen itu merupakan sistem hidup yang dinamis (a dynamic living system) yang mengintegrasikan manusia (human), uang (money), dan sumber-sumber fisik (material) sedemikian rupa sehingga dicapai hasil kerja (output) yang optimal dengan masukan (input) yang tersedia. Dengan kata lain, manajemen adalah suatu pengaturan input agar menjadi output dengan membuat rasio antara output dengan input (O/I) sebesar-besarnya. Jadi, manajemen menekankan pada hal-hal berikut:

  1. Penentuan arah yang jelas bagi organisasi (a set of objective), tujuan apa yang akan dicapai.
  2. Pencarian cara yang paling efisien untuk mencapai tujuan melalui penilaian berbagai alternative yang fisibel, yang dapat dijalankan dan bukan bersifat teoritis.
  3. Analisis kendala lingkungan sebagai pembatasan, baik yang internal maupun yang eksternal.

Manajemen merupakan suatu system yang meliputi lingkungan yang terus berubah juga teknologi dan filosofi. Jadi, fungsi dasar manajemen modern telah menjadi manajemen gangguan (disturbance), pemecahan persoalan (problem solving), atau pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan merupakan fungsi manajemen yang paling dasar. Agar dapat memperbaiki mutu pengambilan keputusan, organisasi dan manajer secara terus-menerus mencari jalan untuk lebih rasional dan sistematis di dalam pengambilan keputusan. Jadi, ilmu manajemen (management science) telah menjadi bagian yang integral manajemen modern. Ilmu manajemen merupakan suatu disiplin yang mencakup suatu pendekatan rasional tentang pengambilan keputusan manajemen. Tema pokok ilmu manajemen adalah aplikasi ilmiah dan metodelogirasional suatu proses manajemen.

Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan manajemen

  • Rumuskan persoalan keputusan

Persoalan (problem) adalah sesuatu yang terjadi tidak sesuai dengan yang diinginkan/ diharapkan. Kita harus berusaha mencari pemecahan yang baik bagi suatu persoalan yang tepat (benar) sebab pemecahan yang terbaik bagi persoalan yang salah tak ada gunanya. Maka dari itu, dalam membuat keputusan untuk memecahkan persoalan harus bisa menemukan persoalan apa yang perlu dipecahkan/ diselesaikan.

  • Kumpulkan informasi yang relevan

Memecahkan persoalan berarti suatu keputusan atau tindakan untuk menghilangkan faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya persoalan tersebut. Perlu dikumpulkan data atau informasi yang relevan artinya faktor-faktor yang mungkin terjadi penyebab timbulnya persoalan tersebut.

  • Cari alternatif tindakan

Memutuskan berati memilih salah satu dari beberapa alternatif tindakan yang tersedia berdasarkan kriteria tertentu. Singkatnya, buatlah alternatif tindakan yang fisibel sebanyak mungkin.

  • Analisis alternatif yang fisibel

Setiap alternatif harus dianalisis, harus dievaluasi baik berdasarkan suatu kriteria tertentu atau prioritas. Hasil analis memudahkan pengambil keputusan di dalam memilih alternatif yang baik.

  • Memilih alternatif terbaik

Di dalam pengambilan keputusan, pengambil keputusan harus memilih salah satu alternatif di antara banyak alternatif. Pemilihan dapat dilakukan berdasarkan pada kriteria tertentu, kompromi, atau tekanan. Memang harus diakui ada hasil keputusan yang memuaskan semua pihak tetapi ada juga yang merugikan pihak lain.

  • Laksanakan keputusan dan evaluasi hasilnya

Pengambilan keputusan berarti mengambil tindakan tertentu (taking certain action). Pelaksanaan suatu rencana tindakan, merupakan tahap akhir dari proses pengambilan keputusan. Perlu dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaan keputusan yang telah diambil. Evaluasi sangat berguna untuk memperbaiki suatu keputusan untuk mengubah tujuan semula karena terjadi perubahan.

Ilmu manajemen memungkinkan manajer memanfaatkan pendekatan ilmiah atau analisis di dalam pemecahan persoalana atau pengambilan keputusan. Ilmu manajemen memberikan sumbangan yang sangat besar terhadap diterimanya manajemen berorientasi pada tujuan yang dikenal dengan management by objectives atau purpose oriented management. Peranan ilmu manajemen dalam pengambilan keputusan disebabkan oleh beberapa faktor sebagai berikut :

  1. Teknologi yang digunakan oleh suatu organisasi yang semakin lama semakin canggih.
  2. Makin berkurangnya persediaan energi dan material kritis lainnya, sehingga perlu dikelola secara efisien dan efektif
  3. Persoalan manajemen sangat kompleks, yang mencakup banyak faktor (produksi, pengendalian mutu, distribusi dan sebagainya) dan sangat penting.
  4. Persoalan yang dihadapi manajemen sering kali baru sama sekali sehingga tak ada hubungannya sama sekali dengan pengalaman yang sebelumnya.
  5. Penekanan pada perencanaan dan pencapaian tujuan jangka panjang (longranges objectives) memerlukan pengambilan keputusan dengan data hasil ramalan. Bagi suatu perusahaan, ramalan penjualan (sales forecast) sangat penting untuk dasar perencanaan produksi, bahan mentah, tenaga kerja, dan biaya. Hal ini untuk menghindari terjadinya over production atau under production. Berbagai metode ramalan kuantitatif telah dikembangkan.

Hasil keputusan yang dibuat harus optimal dengan memperhatikan kendala yang ada. Di dalam praktir data/ informasi yang menunjukan pembatasan itu tak diketahui dengan berbagai alasan tentunya (data tak tersedia, biaya pengumpulan terlalu mahal) sehingga tidak semua kendala tercantum di dalam model matematika yang akan dipergunakan untuk membuat keputusan dalam rangka memecahkan persoalan.

Dalam kenyataanya, manajer sewaktu membuat keputusan tidak hanya didasarkan atas pemecahan yang diperoleh dari model ilmu manajemen (misal linear programming), akan tetapi juga didasarkan pada pertimbangan lain seperti: intuisi, pertimbangan politik atau mungkin tekanan dari pihak lain.

Peranan Ilmu Manajemen

Ilmu manajemen memiliki peranan sebagai berikut:

  • Pengambilan keputusan berdasarkan tujuan

Penerapan ilmu manajemen memerlukan suatu organisasi berorientasikan tujuan (purpose oriented). Setiap kegiatan yang akan dilaksanakan harus direncanakan dan dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi. Jangan berdasarkan kebiasaan atau rutinitas yang telah sering dilakukan.

  • Pengambilan keputusan berdasarkan informasi dan analisis

Pengambilan keputusan berdasarkan ilmu manajemen memerlukan suatu sistem pengolahan informasi yang efisien. Dengan meningkatnya kompleksitas lingkungan dan dampaknya yang sangat penting pada kelangsungan lingkungan hidup suatu organisasi manajemen menjadi sangat penting. Informasi yang akurat dan tepat waktu harus diolah dan dianalisis agar adapat digunakan untuk meramalkan kejadian-kejadian penting yang akan datang (bersifat ekonomis) dengan tingkat keakuratan yang memadai.

  • Pengambilan keputusan unuk tujuan ganda.

Manajemen selalu dituntut untuk memperhatikan tujuan ganda, prioritas dan pemecahan pertentangan antara tujuan (objectives) berbagai kelompok kepentingan. Dengan demikian, diharapkan penerapan pendekatan sistematis yang lebih meluas di dalam menangani masalah pencapaian tujuan ganda dan untung ruginya. Pendekatan interaktif berdasarkan komputer dengan model ilmu manajemen menemukan penerapan yang lebih luas didalam memformulasikan tujuan dan pengambilan keputusan.

  • Penekanan yang meningkat pada produktivitas

Agar dapat memperbaiki efektivitas proses manajemen, yang harus diperhatikan antara lain: produktivitas sumber daya manusia, manajemen modal dan material yang efektif, dan proses pengambilan keputusan yang efisien.

  • Peningkatan perhatian pada perilaku kelompok

Perilaku pengambilan keputusan kelompok akan menjadi sangat penting peranannya apabila kita berfokus pada penggunaan sumber daya manusia yang efektif. Studi perilaku pengambilan keputusan kelompok, khususnya pentingnya perasaan membagi tujuan (share purpose) bagi keefektivan organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan oleh kepala setiap unit organisasi harus diarahkan pada pencapaian tujuan organisasi perusahaan.

  • Manajemen modal, energi, material yang efisien

Penghematan biaya melalui sumber-sumber daya (modal, energi dan material) merupakan andil seratus persen pada keuntungan perusahaan, sedangkan penghematan biaya pada hal lain seperti saluran distribusi mungkin hanya memberikan andil yang sedikit pada keuntungan.

  • Manajemen tentang segala kemungkinan yang lebih sistematis

Manajemen tentang segala kemungkinan atau lebih dikenal dengan contigency manajemen akan menjadi lebih sistematis dan teratur berkat tersedianya sistem informasi, model ilmu manajemen dan fasilitas komputasi dengan komputer.

  • Lebih berinteraksi dengan faktor eksternal

Proses manajemen adalah suatu sistem yang terbuka, harus bisa mengatasi paling tidak menyesuaikan dengan keadaan lingkungan diluar organisasi sebagai kendala misalnya kebutuhan masyarakat tentang barang dan jasa yang selalu berubah juga dibutuhkan informasi. Jadi, ilmu manajemen mensyaratkan bahwa harus berinteraksi dengan dunia luar yang disebut faktor-faktor eksternal seperti instansi pemerintah, situasi internasional, faktor sosial, ekonomi, lingkungan, konsumen, perubahan situasi pasar, selera konsumen, saingan, dan lain sebagainya.

(sumber Teknik Pengambilan Keputusan, Prof. J. Supranto)